Pracodawcy będą mieli następnie sześć miesięcy od dnia wejścia ustawy w życie na dostosowanie regulaminu pracy albo wydanie odrębnego regulaminu określającego zasady przeciwdziałania mobbingowi, dyskryminacji, naruszaniu zasady równego traktowania oraz naruszaniu godności i innych dóbr osobistych pracowników.
Termin przejściowy nie powinien być jednak traktowany jako uzasadnienie do odkładania prac wdrożeniowych. Podstawowe obowiązki dotyczące systematycznej prewencji, wykrywania naruszeń, reagowania, działań naprawczych i udzielania wsparcia zaczną obowiązywać już w dniu wejścia ustawy w życie. Regulamin powinien zatem stanowić formalne odzwierciedlenie funkcjonującego systemu, a nie dopiero początek jego tworzenia.
Nowelizacja wprowadza jakościową zmianę w podejściu do przeciwdziałania mobbingowi. Obowiązek pracodawcy zostaje opisany jako proces ciągły i systematyczny, obejmujący nie tylko prewencję, lecz także aktywne wykrywanie nieprawidłowości, właściwe reagowanie, działania naprawcze i wsparcie osób dotkniętych mobbingiem.
Dla organizacji oznacza to konieczność przejścia od reaktywnego modelu „przyjmowania skarg” do systemu zarządzania ryzykiem psychospołecznym i prawnym. Największe znaczenie będzie miała nie sama nazwa dokumentu, lecz jego rzeczywiste funkcjonowanie.
Nowy standard przeciwdziałania mobbingowi
Nowelizacja istotnie zmienia sposób rozumienia obowiązku przeciwdziałania mobbingowi. Pracodawca nie będzie mógł ograniczyć się do przyjęcia ogólnej polityki antymobbingowej, przeprowadzenia jednorazowego szkolenia albo powołania komisji reagującej dopiero po wpłynięciu formalnej skargi.
Obowiązek pracodawcy zostaje określony jako obowiązek systematycznego przeciwdziałania mobbingowi, obejmujący w szczególności:
• działania prewencyjne;
• wykrywanie mobbingu;
• właściwe reagowanie na mobbing;
• podejmowanie działań naprawczych;
• udzielanie wsparcia osobom dotkniętym mobbingiem.
Analogiczny model działania przewidziano w odniesieniu do naruszeń zasady równego traktowania.
Praktyczną konsekwencją nowelizacji jest przesunięcie akcentu z formalnego posiadania dokumentów na możliwość wykazania, że rozwiązania rzeczywiście funkcjonują. Pracodawca powinien być w stanie udokumentować nie tylko treść regulaminu, lecz także częstotliwość szkoleń, sposób informowania pracowników, obsługę zgłoszeń, przebieg postępowań, działania naprawcze oraz cykliczną ocenę ryzyka.
Priorytetowe działania do wdrożenia przez HR
1. Przeprowadzenie audytu zgodności
Należy dokonać przeglądu:
• regulaminu pracy;
• polityki antymobbingowej;
• polityki równego traktowania;
• kodeksu etyki;
• procedury skargowej;
• kanałów zgłoszeń;
• regulacji dotyczących sygnalistów;
• zasad prowadzenia postępowań wyjaśniających;
• zasad ochrony danych;
• procedur dyscyplinarnych;
• umów z zewnętrznymi współpracownikami;
• materiałów onboardingowych;
• programów szkoleń.
Uzasadnienie: audyt pozwoli ustalić, które obowiązki są już realizowane, które dokumenty się dublują, a gdzie występują luki prawne lub organizacyjne.
2. Opracowanie kompleksowego regulaminu
Regulamin powinien obejmować nie tylko mobbing, lecz również naruszanie godności i innych dóbr osobistych, nierówne traktowanie oraz dyskryminację.
Uzasadnienie: ustawa wymaga ustalenia reguł, procedur i częstotliwości działań we wszystkich tych obszarach, a nie wyłącznie w zakresie mobbingu.
3. Zaprojektowanie dostępnych kanałów zgłoszeń
Rekomendowane jest zapewnienie kilku sposobów przekazywania zgłoszeń, na przykład:
• dedykowanego adresu e-mail;
• formularza elektronicznego;
• możliwości zgłoszenia ustnego;
• kontaktu z HR;
• kontaktu z rzecznikiem etyki;
• zewnętrznego kanału obsługiwanego przez niezależny podmiot.
Anonimowy kanał nie został wskazany w ustawie jako bezwzględny obowiązek. Może jednak stanowić wartościowy mechanizm wykrywania nieprawidłowości, zwłaszcza w dużych organizacjach. Procedura powinna wyjaśniać, w jakim zakresie anonimowe zgłoszenie może zostać zweryfikowane i jakie ograniczenia dowodowe może powodować.
Uzasadnienie: pracownik powinien mieć realną możliwość dokonania zgłoszenia także wtedy, gdy zarzut dotyczy bezpośredniego przełożonego, HR lub członka zarządu.
4. Określenie zasad prowadzenia postępowań
Procedura powinna regulować:
• potwierdzenie otrzymania zgłoszenia;
• wstępną ocenę ryzyka;
• zabezpieczenie dokumentów i dowodów;
• działania ochronne;
• zasady wysłuchania stron;
• prawa osoby zgłaszającej;
• prawa osoby, której dotyczy zgłoszenie;
• zasady udziału świadków;
• wyłączenie osób pozostających w konflikcie interesów;
• standard dokumentowania;
• termin zakończenia postępowania;
• sposób komunikowania wyników;
• działania następcze.
Uzasadnienie: procedura powinna chronić osobę zgłaszającą, ale jednocześnie respektować zasadę bezstronności i prawo osoby, której dotyczy zgłoszenie, do przedstawienia stanowiska.
5. Powołanie komisji lub wyznaczenie osób odpowiedzialnych
Ustawa nie nakazuje wprost powołania komisji antymobbingowej. Pracodawca powinien jednak zapewnić organ lub osoby zdolne do bezstronnego i profesjonalnego prowadzenia postępowań.
Może to być:
• stała komisja;
• komisja powoływana do konkretnej sprawy;
• rzecznik etyki;
• wyznaczony zespół HR-legal-compliance;
• niezależny ekspert zewnętrzny.
Uzasadnienie: sprawy dotyczące członków zarządu, dyrektorów, HR lub osób pozostających w bliskich relacjach służbowych powinny być prowadzone z udziałem niezależnego podmiotu.
6. Szkolenia dla całej organizacji
Zakres:
• czym jest mobbing;
• czym różni się od konfliktu i uzasadnionej krytyki;
• przykłady zachowań niepożądanych;
• zasady zgłaszania;
• ochrona przed odwetem;
• rola świadków.
II. Menedżerowie
Zakres:
• właściwe wydawanie poleceń;
• konstruktywna informacja zwrotna;
• reagowanie na konflikt;
• dokumentowanie problemów z wynikami;
• rozpoznawanie sygnałów ostrzegawczych;
• obowiązek przekazywania zgłoszeń do HR;
• zakaz samodzielnego „wyciszania” sprawy;
• działania zabezpieczające.
III. HR, compliance i członkowie komisji
Zakres:
• kwalifikacja prawna zachowań;
• prowadzenie rozmów;
• ocena materiału dowodowego;
• poufność i ochrona danych;
• konflikt interesów;
• działania naprawcze;
• dokumentowanie procesu;
• przygotowanie raportu.
Uzasadnienie: szkolenie całej organizacji realizuje funkcję prewencyjną, natomiast szkolenie menedżerów i osób prowadzących postępowania ogranicza ryzyko błędnej reakcji po otrzymaniu zgłoszenia.
7. Monitoring środowiska pracy
7. Monitoring środowiska pracy
8. Wsparcie pracowników
8. Wsparcie pracowników
9. Dokumentowanie należytej staranności
9. Dokumentowanie należytej staranności
Harmonogram koniecznych działań dla HR
Harmonogram koniecznych działań dla HR
Rekomendowany podział odpowiedzialności
Zarząd
Zarząd
HR
HR
Dział prawny lub compliance
Dział prawny lub compliance
Menedżerowie
Menedżerowie
Komisja lub niezależny prowadzący postępowanie
Komisja lub niezależny prowadzący postępowanie
Podsumowanie
Podsumowanie