Trudne rozmowy. Odwaga menedżera

Szkolenie ma formułę modułową. Oznacza to, że organizacja otrzymuje gotowy, sprawdzony program odpowiadający na najczęstsze wyzwania menedżerów, a jednocześnie może dostosować jego zakres do własnej specyfiki, aktualnej sytuacji i potrzeb uczestników.

Stałą podstawę szkolenia stanowią dwa pierwsze obszary: Odwaga menedżerska w trudnych sytuacjach oraz Struktura skutecznej trudnej rozmowy. Pozostałe moduły można dowolnie wymieniać i dopasować do aktualnych potrzeb organizacji. Na końcu programu znajduje się lista dodatkowych tematów, z których można wybrać najbardziej odpowiadające bieżącym potrzebom firmy i uczestników szkolenia.

Odwaga menedżerska w trudnych sytuacjach

• Dlaczego menedżerowie odkładają trudne rozmowy?
• Odpowiedzialność menedżera za reagowanie, a nie unikanie.
• Jak przygotować się emocjonalnie i merytorycznie do rozmowy?
• Jak zachować spokój pod presją?
• Stanowczość bez agresji i szacunek bez nadmiernej uległości.
• Jak komunikować decyzję, której pracownik może nie zaakceptować?

Struktura skutecznej trudnej rozmowy

• Jak rozpocząć rozmowę bez budowania niepotrzebnego napięcia?
• Oddzielanie faktów od ocen, interpretacji i emocji.
• Jasne przedstawienie problemu oraz oczekiwanej zmiany.
• Określanie i komunikowanie konsekwencji i dalszych kroków.
• Jak kończyć rozmowę konkretnymi ustaleniami?
• Dokumentowanie najważniejszych ustaleń.

Ćwiczenie: przygotowanie scenariusza trudnej rozmowy według uporządkowanego modelu.

Rozmowy dyscyplinujące i korygujące zachowanie

• Kiedy rozmawiać, a kiedy dyscyplinować?
• Reagowanie na łamanie zasad, procedur i standardów pracy.
• Rozmowa dotycząca spóźnień, nieobecności i niewykonywania poleceń.
• Jak reagować, gdy pracownik odmawia wykonania polecenia lub powierzonego zadania?
• Jak zatrzymać agresywne, lekceważące lub nieprofesjonalne zachowanie?
• Jak komunikować ostrzeżenie i możliwe konsekwencje?
• Jak nie zamienić rozmowy dyscyplinującej w atak personalny?

Symulacja rozmowy: rozmowa z pracownikiem, który nie zmienia zachowania mimo wcześniejszych uwag.

Rozmowy o słabych wynikach i niskim zaangażowaniu

• Jak rozmawiać z pracownikiem, który nie osiąga oczekiwanych rezultatów?
• Reagowanie na obniżenie jakości lub efektywności pracy.
• Brak kompetencji, brak motywacji czy brak odpowiednich warunków?
• Jak przekazywać korygującą informację zwrotną?
• Tworzenie planu poprawy i określanie kryteriów oceny.
• Jak rozliczać realizację ustaleń?
• Co zrobić, gdy pracownik nie widzi problemu?

Symulacja rozmowy: rozmowa z pracownikiem, który nie osiąga oczekiwanych wyników i nie dostrzega potrzeby zmiany.

Rozmowy z pracownikiem reagującym silnymi emocjami

• Jak reagować na płacz, krzyk, złość, wycofanie lub milczenie?
• Jak nie przejmować odpowiedzialności za emocje pracownika?
• Techniki obniżania napięcia.
• Kiedy kontynuować rozmowę, a kiedy ją przerwać?
• Jak stawiać granice wobec agresji słownej?
• Jak wrócić do faktów i celu spotkania?

Ćwiczenie: Reakcja pod presją. Co powiedzieć, co zrobić i jakich błędów bezwzględnie unikać.

Sytuacje kryzysowe i wystąpienia na forum zespołu

• Jak przekazywać niepopularne decyzje całemu zespołowi?
• Komunikowanie zmian organizacyjnych, redukcji, reorganizacji lub nowych wymagań.
• Wystąpienie po konflikcie, wypadku, poważnym błędzie albo sytuacji kryzysowej.
• Jak mówić, gdy menedżer nie zna jeszcze wszystkich odpowiedzi?
• Jak reagować na trudne pytania i publiczne podważanie decyzji?
• Jak zatrzymać eskalację emocji na spotkaniu?
• Jak zachować wiarygodność i nie składać obietnic bez pokrycia?

Case study: przygotowanie i prezentacja wystąpienia menedżera komunikującego trudną sytuację w firmie, zmianę organizacji pracy lub zakresu obowiązków, pogorszenie wskaźników BHP, wydajności, jakości lub dyscypliny pracy, a także wzrost liczby krótkoterminowych nieobecności.

Komunikowanie wypowiedzenia umowy o pracę

• Rola menedżera oraz współpraca z działem HR.
• Przygotowanie przebiegu spotkania i najważniejszych komunikatów.
• Jak przekazać decyzję jasno, krótko i z poszanowaniem godności pracownika?
• Jak nie wdawać się w niepotrzebne negocjacje lub długie tłumaczenia?
• Reagowanie na płacz, złość, niedowierzanie, oskarżenia i milczenie.
• Komunikowanie zakończenia współpracy pozostałym członkom zespołu z poszanowaniem zasad poufności.
• Najczęstsze błędy popełniane podczas rozmów kończących współpracę.

Symulacja: rozmowa dotycząca zakończenia współpracy.

Stała podstawa szkolenia

Dwa pierwsze temnaty stanowią fundament programu i są realizowane podczas każdego szkolenia (pierwszy moduł bazowy):

• Odwaga menedżerska w trudnych sytuacjach.
• Struktura skutecznej trudnej rozmowy.

To właśnie w tych częściach uczestnicy uczą się, jak przygotować się do rozmowy, zachować spokój pod presją, jasno nazywać problem, komunikować oczekiwania i kończyć spotkanie konkretnymi ustaleniami. Pozostałe moduły mogą być dowolnie dobierane i wymieniane.

Moduły tematyczne do wyboru

Moduły zaproponowane w wersji standardowe mogą zostać zastąpione innymi zagadnieniami, które są szczególnie ważne dla organizacji. Każde z poniższych zagadnień obejmuje część praktyczną i ćwiczenie, a dwa wybrane zagadnienia mogą zostać połączone w jeden pełny moduł szkoleniowy.

Do wyboru są między innymi następujące zagadnienia:

• Konflikt, skarga lub zarzut wobec menedżera.
• Rozmowa z wpływowym pracownikiem lub ekspertem kwestionującym decyzje.
• Reagowanie na podważanie autorytetu menedżera.
• Rozmowa z osobą stosującą manipulację lub presję emocjonalną.
• Rozmowa dotycząca częstych krótkoterminowych nieobecności.
• Odmowa podwyżki, awansu lub pracy zdalnej.
• Odebranie części odpowiedzialności albo zmiana stanowiska.
• Rozmowa po długiej nieobecności pracownika.
• Sygnały wypalenia, przeciążenia lub spadku zaangażowania.
• Plotki, konflikty i zachowania dzielące zespół.
• Relacja osobista wpływająca na pracę i decyzje w zespole.
• Podejrzenie pracy pod wpływem alkoholu lub innych substancji.
• Naruszenie poufności, bezpieczeństwa lub zasad etycznych.
• Rozmowa dotycząca higieny, wyglądu lub zachowania wpływającego na komfort innych.
• Przeproszenie zespołu za błąd menedżera.
• Przekazanie informacji o śmierci, wypadku lub innym zdarzeniu kryzysowym.

Dzięki takiej formule organizacja otrzymuje gotowy, sprawdzony program, a jednocześnie zachowuje możliwość dostosowania jego części praktycznej do rzeczywistych wyzwań firmy i jej menedżerów. Szkolenie pozostaje spójne i intensywne, ale uczestnicy pracują przede wszystkim na sytuacjach, które są dla nich aktualne i bezpośrednio związane z ich codzienną odpowiedzialnością menedżerską.

Szkolenie jest oceniane jako bardzo użyteczne, praktyczne i bezpośrednio związane z codziennością menedżera. Uczestnicy nie wychodzą z niego wyłącznie z nową wiedzą, lecz z przećwiczonym sposobem działania, większą odwagą oraz gotowością do prowadzenia rozmów, których nie można dłużej odkładać.

Uczestnicy szczególnie doceniają:

• pracę na realistycznych przypadkach i sytuacjach z życia organizacji;
• dużą liczbę ćwiczeń, symulacji i scenek menedżerskich;
• możliwość przećwiczenia rozmów, które budzą największe napięcie;
• konkretne komunikaty i struktury możliwe do wykorzystania od razu po szkoleniu;
• indywidualną informację zwrotną dotyczącą stylu prowadzenia rozmowy;
• praktyczne sposoby reagowania na emocje, opór i trudne pytania;
• możliwość wymiany doświadczeń i dzielenia się rozwiązaniami;
• otwartą i bezpieczną atmosferę, która pozwala doskonalić zaawansowane kompetencje menedżerskie w prowadzeniu trudnych rozmów;
• większą pewność siebie i gotowość do podejmowania trudnych tematów po zakończeniu szkolenia.

Co organizacja zyskuje dzięki odważnym menedżerom?

• Silniejszą kulturę organizacyjną opartą na odpowiedzialności, szacunku i podejmowaniu trudnych tematów we właściwym momencie.
• Szybsze reagowanie menedżerów na problemy, zanim przerodzą się w konflikty lub kryzysy.
• Większą spójność prowadzenia rozmów dyscyplinujących, korygujących i rozwojowych.
• Ograniczenie eskalacji napięć, skarg i nieporozumień w zespołach.
• Większą odpowiedzialność pracowników dzięki jasnym oczekiwaniom, granicom i konsekwencjom.
• Silniejszy autorytet menedżerów i większą gotowość do podejmowania trudnych decyzji.
• Lepszą jakość współpracy oraz mniejsze ryzyko błędów komunikacyjnych w sytuacjach kryzysowych i podczas kończenia współpracy.

Szkolenie jest przeznaczone dla menedżerów, kierowników, liderów zespołów, brygadzistów, koordynatorów oraz osób przygotowujących się do objęcia roli zarządczej.

Szczególnie skorzystają z niego osoby, które:

• potrzebują wsparcia w doskonaleniu umiejętności prowadzenia trudnych rozmów;
• chcą skuteczniej reagować na łamanie zasad, spadek wyników i brak zaangażowania;
• prowadzą rozmowy dyscyplinujące, korygujące lub kończące współpracę;
• mierzą się z oporem, agresją, silnymi emocjami lub podważaniem autorytetu;
• komunikują niepopularne decyzje, zmiany organizacyjne i sytuacje kryzysowe;
• chcą łączyć stanowczość z szacunkiem i odpowiedzialnością menedżerską;
• odkładają trudne rozmowy z obawy przed konfliktem lub reakcją pracownika;
• potrzebują konkretnych narzędzi, które można zastosować bezpośrednio po szkoleniu.

Dlaczego szkolenie działa w praktyce?

Szkolenie opiera się na realnych sytuacjach z codziennej pracy menedżerów. Uczestnicy nie ograniczają się do poznawania zasad komunikacji, lecz ćwiczą rozmowy, które rzeczywiście prowadzą w swoich zespołach.

Pracują na scenariuszach, symulacjach i przykładach z organizacji. Uczą się rozpoczynać trudną rozmowę, jasno nazywać problem, reagować na opór i emocje oraz kończyć spotkanie konkretnymi ustaleniami.

Każdy uczestnik może sprawdzić własny sposób działania, otrzymać informację zwrotną i przećwiczyć inne, skuteczniejsze reakcje. Dzięki temu szkolenie rozwija nie tylko wiedzę, ale przede wszystkim pewność, odwagę i gotowość do działania.

Uczestnicy wychodzą ze szkolenia z przećwiczonymi modelami rozmów, gotowymi strukturami komunikatów i większą świadomością, jak reagować, zanim problem zacznie wpływać na cały zespół.

Szkolenie zamknięte może być prowadzone w formule online lub stacjonarnej. Program, przykłady oraz część warsztatowo-treningowa są dostosowywane do specyfiki organizacji, poziomu odpowiedzialności uczestników i najczęstszych sytuacji występujących w ich codziennej pracy.

Jednodniowa formuła ma intensywny, skondensowany i praktyczny charakter.

Uzgodnienia dotyczące realizacji

Termin, godziny oraz szczegółowy harmonogram szkolenia ustalane są indywidualnie, z uwzględnieniem potrzeb organizacyjnych Zamawiającego oraz dostępności uczestników.

Szkolenie trwa 6 godzin zegarowych + przerwy.

Organizacja szkolenia online

Szkolenie prowadzone jest za pośrednictwem uzgodnionej platformy komunikacyjnej. Przed rozpoczęciem spotkania uczestnicy otrzymują szczegółowe informacje dotyczące sposobu logowania oraz wymagań technicznych.

Rekomendowane jest zalogowanie się na platformę około 15 minut przed rozpoczęciem szkolenia w celu weryfikacji połączenia, dźwięku i ustawień urządzenia.

Formuła online zapewnia uczestnikom możliwość bezpośredniego kontaktu z osobą prowadzącą, zadawania pytań, konsultowania omawianych zagadnień oraz udziału w analizie przypadków na każdym etapie szkolenia.

Wymagania techniczne

Do prawidłowego udziału w szkoleniu niezbędne są stabilne połączenie internetowe oraz komputer stacjonarny lub laptop wyposażony w mikrofon i głośniki albo słuchawki.

Kamera jest rekomendowana ze względu na interaktywny charakter szkolenia, jednak jej wykorzystanie może zostać uzgodnione z Zamawiającym.

Warunki finansowe

Wynagrodzenie za realizację szkolenia ustalane jest indywidualnie i zależy między innymi od:

• zakresu merytorycznego szkolenia;
• czasu jego trwania;
• liczby uczestników;
• poziomu dostosowania programu do potrzeb organizacji;
• zakresu dodatkowych konsultacji i materiałów;
• ewentualnego przygotowania analizy przypadków przekazanych przez Zamawiającego.

Do ustalonej ceny zostanie doliczony podatek VAT według obowiązującej stawki.

W przypadku podmiotów finansujących usługę szkoleniową w wymaganej części ze środków publicznych może istnieć możliwość zastosowania zwolnienia z podatku VAT, po spełnieniu warunków określonych w obowiązujących przepisach oraz przekazaniu HIGH INTERNATIONAL stosownego oświadczenia.

Zakres świadczeń może zostać rozszerzony między innymi o konsultację poszkoleniową, analizę dokumentacji wewnętrznej, ocenę procedur lub przygotowanie rekomendacji dla organizacji.

Ochrona praw autorskich

Bez uprzedniej zgody HIGH INTERNATIONAL nie jest dopuszczalne nagrywanie, utrwalanie, kopiowanie, rozpowszechnianie ani udostępnianie przebiegu szkolenia lub jego fragmentów.

Treść szkolenia, prezentacje, materiały szkoleniowe, opracowania, wzory dokumentów oraz pozostałe materiały udostępnione uczestnikom podlegają ochronie na podstawie przepisów prawa autorskiego.

Materiały mogą być wykorzystywane przez uczestników wyłącznie na potrzeby wewnętrzne organizacji, w zakresie uzgodnionym z HIGH INTERNATIONAL. Ich publikowanie, dalsze rozpowszechnianie, przekazywanie osobom trzecim lub wykorzystywanie w celach komercyjnych wymaga uprzedniej zgody HIGH INTERNATIONAL.

Ochrona informacji i poufność

Przypadki oraz informacje dotyczące organizacji, omawiane podczas szkolenia, traktowane są jako poufne i wykorzystywane wyłącznie w celu realizacji uzgodnionego programu.

Uczestnicy powinni przedstawiać sytuacje zawodowe w sposób ograniczający możliwość identyfikacji konkretnych osób, chyba że Zamawiający uzgodni z HIGH INTERNATIONAL inne zasady pracy z materiałem wewnętrznym.