Prowadzenie komisji antymobbingowych

Pierwszym etapem jest uporządkowanie informacji oraz ustalenie zakresu sprawy wymagającego wyjaśnienia.

• analizujemy skargę, obowiązującą procedurę i dostępne dokumenty;
• identyfikujemy główne zarzuty, osoby i zdarzenia objęte postępowaniem;
• oceniamy potrzebę zabezpieczenia dowodów oraz zastosowania środków ochronnych;
• przygotowujemy rekomendowany plan dalszego działania.

Wstępna analiza nie przesądza o zasadności zgłoszenia. Pozwala jednak właściwie określić przedmiot postępowania i uniknąć zarówno pominięcia istotnych okoliczności, jak i nieuzasadnionego rozszerzania zakresu sprawy.

Wspieramy pracodawcę w utworzeniu zespołu zapewniającego bezstronne i profesjonalne rozpoznanie sprawy.

• rekomendujemy skład komisji i zakres kompetencji jej członków;
• weryfikujemy możliwe konflikty interesów i podstawy wyłączenia;
• określamy role, odpowiedzialność i zasady podejmowania ustaleń;
• przygotowujemy oświadczenia o poufności, bezstronności i braku konfliktu interesów.

Skład komisji jest dostosowywany do rodzaju sprawy, struktury organizacji i treści obowiązującej procedury. W zależności od potrzeb ekspert może pełnić funkcję przewodniczącego, niezależnego członka komisji albo osoby prowadzącej całe postępowanie.

Każde postępowanie przygotowujemy indywidualnie, z uwzględnieniem charakteru zarzutów oraz dostępnego materiału.

• określamy kolejność czynności i osoby wymagające wysłuchania;
• przygotowujemy zakres pytań dla stron i świadków;
• ustalamy dokumenty, korespondencję i inne dowody wymagające analizy;
• wyznaczamy harmonogram oraz zasady komunikacji z uczestnikami.

Plan może być aktualizowany w toku postępowania, gdy ujawnione zostaną nowe informacje lub okoliczności wymagające dodatkowego wyjaśnienia.

Zapewniamy prawidłowy i uporządkowany przebieg wszystkich czynności.

• przygotowujemy zawiadomienia, zaproszenia i informacje dla uczestników;
• organizujemy posiedzenia komisji oraz spotkania ze stronami i świadkami;
• czuwamy nad zgodnością działań z procedurą oraz przyjętym harmonogramem;
• dokumentujemy przebieg posiedzeń i podejmowane decyzje.

Postępowanie może być prowadzone stacjonarnie, online albo w formule łączonej, z zachowaniem zasad poufności i bezpieczeństwa informacji.

Rozmowę prowadzimy w sposób umożliwiający dokładne ustalenie faktów, przy jednoczesnym poszanowaniu godności i sytuacji osoby zgłaszającej.

• ustalamy konkretne zachowania, daty, miejsca i okoliczności zdarzeń;
• identyfikujemy świadków, dokumenty i inne możliwe źródła dowodowe;
• wyjaśniamy wpływ opisywanych zachowań na sytuację zawodową pracownika;
• rozróżniamy fakty, oceny, przypuszczenia i informacje pochodzące od innych osób.

Osoba zgłaszająca otrzymuje możliwość swobodnego przedstawienia swojej relacji, jednak rozmowa jest prowadzona według uporządkowanego planu pozwalającego uzyskać informacje istotne dla sprawy.

Zapewniamy możliwość poznania zarzutów, przedstawienia stanowiska oraz wskazania dowodów i świadków.

• przedstawiamy zakres okoliczności podlegających wyjaśnieniu;
• umożliwiamy szczegółowe odniesienie się do każdego z zarzutów;
• analizujemy kontekst organizacyjny, zarządczy i interpersonalny;
• dokumentujemy wyjaśnienia oraz wnioski dowodowe uczestnika.

Samo dokonanie zgłoszenia nie może przesądzać o odpowiedzialności. Postępowanie powinno respektować zasadę bezstronności oraz chronić osobę, której dotyczy skarga, przed przedwczesnym przypisaniem jej określonych zachowań.

Rozmowy ze świadkami prowadzimy indywidualnie, w sposób ograniczający wzajemne wpływanie na relacje.

• ustalamy, które zdarzenia świadek obserwował bezpośrednio;
• oddzielamy własne spostrzeżenia od informacji uzyskanych od innych osób;
• sprawdzamy spójność relacji z pozostałym materiałem;
• pouczamy o obowiązku zachowania poufności.

Świadkowie są pytani przede wszystkim o konkretne zdarzenia i zachowania, a nie o ogólne sympatie, reputację stron lub własną ocenę prawną sprawy.

Komisja dokonuje kompleksowej oceny zgromadzonych informacji i dokumentów.

• analizujemy zeznania stron i świadków oraz ich wzajemną spójność;
• badamy korespondencję, dokumenty pracownicze i inne dostępne materiały;
• oceniamy powtarzalność, częstotliwość i kontekst opisywanych zachowań;
• identyfikujemy okoliczności potwierdzone, niepotwierdzone i niemożliwe do jednoznacznego ustalenia.

Ocena nie może opierać się wyłącznie na liczbie osób popierających określoną wersję wydarzeń. Uwzględnia się jakość, szczegółowość i wiarygodność poszczególnych dowodów oraz ich zgodność z całokształtem zgromadzonego materiału.

Na podstawie zgromadzonego materiału oceniamy charakter i znaczenie stwierdzonych nieprawidłowości.

• analizujemy, czy zachowania mogą odpowiadać przesłankom mobbingu;
• odróżniamy mobbing od konfliktu, dyskryminacji, molestowania i naruszenia godności;
• identyfikujemy niewłaściwe praktyki zarządcze i inne naruszenia obowiązków;
• wskazujemy problemy organizacyjne wymagające działań naprawczych.

Brak podstaw do potwierdzenia mobbingu nie oznacza automatycznie, że postępowanie nie ujawniło żadnych nieprawidłowości. Zachowania niespełniające wszystkich przesłanek mobbingu mogą naruszać godność lub inne dobra osobiste pracownika, zasady współżycia społecznego, regulacje wewnętrzne albo standardy zarządzania.

Po zakończeniu czynności przygotowujemy kompletny i uporządkowany raport z postępowania.

Raport obejmuje:

• opis przedmiotu sprawy, metodologii i przeprowadzonych czynności;
• zestawienie najważniejszych ustaleń oraz ocenę zgromadzonego materiału;
• wnioski dotyczące zasadności poszczególnych zarzutów;
• rekomendacje dla pracodawcy dotyczące dalszych działań.

Dokument jasno oddziela ustalone fakty od ocen, wniosków i rekomendacji. Zakres raportu jest dostosowany do procedury, zasady minimalizacji danych oraz potrzeby ochrony poufności uczestników.

Komisja przedstawia rozwiązania odpowiadające charakterowi i skali ustalonych problemów.

• rekomendujemy działania ochronne, naprawcze, kadrowe lub organizacyjne;
• wskazujemy potrzebę zmian w procedurach, komunikacji lub podziale odpowiedzialności;
• określamy rekomendowane działania szkoleniowe lub rozwojowe;
• proponujemy sposób monitorowania sytuacji po zakończeniu postępowania.

Ostateczne decyzje należą do pracodawcy i powinny być podejmowane z uwzględnieniem ustaleń komisji, obowiązujących przepisów oraz zasady proporcjonalności.

Zakończenie prac komisji nie zawsze oznacza zakończenie ryzyka organizacyjnego.

• wspieramy wdrożenie zaleceń i przygotowanie komunikacji ze stronami;
• rekomendujemy sposób dalszego monitorowania sytuacji w zespole;
• pomagamy zapobiegać odwetowi, stygmatyzacji i ponownej eskalacji konfliktu;
• oceniamy potrzebę działań naprawczych wobec procesów lub kultury zarządzania.

Działania następcze powinny obejmować nie tylko indywidualną sprawę, lecz także przyczyny organizacyjne, które mogły sprzyjać powstaniu lub utrzymywaniu się nieprawidłowości.